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Da diversi anni siamo presenti in questo settore dove abbiamo realizzato "OASI2000": una soluzione integrata che permette di gestire in modo ottimale tutte le diverse problematiche presenti in un centro congressi, quali ad esempio: l'anagrafica Aziende, i Personaggi, gli Eventi, il CRM, i Preventivi, l'Amministrazione, la Contabilità, ..
Il progetto prevede la personalizzazione della suite di moduli di Rete2000 e l’implementazione di una serie di nuovi moduli tra loro completamente integrati che permetteranno di gestire tutte le attività quotidiane del Centro Congressi:
• la prenotazione di una sala,
• la gestione di un preventivo,
• la gestione di un evento, comprensivo della gestione di una prenotazione,
• la prenotazione di un albergo.
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Rete2000 Conferences Center
Il progetto “Rete2000 Conferences Center” è stato strutturato modularmente in modo tale da poter suddividere funzionalità e costi per una valutazione completa di tempi e modalità di implementazione.
Moduli di Sistema
I moduli di Sistema sono dei moduli di servizio necessari alla normale gestione di Rete2000; più specificatamente sono composti dai seguenti moduli:
• Desktop, che permette l’accesso al sistema tramite la validazione delle credenziali di accesso e le selezione dei moduli a cui si è abilitati.
• Configurazione Sistema, che permette di definire da parte degli utenti di tipo supervisore la configurazione completa del sistema a livello di: Parametri, Utenti, Struttura Organizzativa, Moduli e Diritti.
• Configurazione Utente, che permette di definire da parte di ogni utente i propri parametri caratteristici.
• Monitor, che permette di monitorare l’utilizzo del sistema.
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In conformità al d.lg. n. 196 del 30 giugno 2003, tutti i moduli di Rete2000 supportano le nuove normative sulle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali.
In linea con le specifiche dei sistemi qualità, ogni operazione effettuata viene automaticamente tracciata dal sistema tramite la registrazione di un “log” in modo tale da sapere sempre in qualsiasi momento “chi ha fatto che cosa e quando”.
Modulo Sale
Il modulo Sale permette di gestire tutte le informazioni relative alle sale ed alla loro occupazione e fornisce una completa ed efficiente soluzione operativa per:
• gestire la prenotazione di una qualsiasi sala, con la possibilità di specificarne lo stato (preventivo, opzionata, confermata, …).
• gestire la prenotazione globale del Centro Congressi.
• verificare la disponibilità e le dotazioni di ogni sala.
• analizzare statisticamente l'occupazione di ogni sala.
• predisporre il piano operativo per le pulizie e la preparazione delle sale.
• inviare delle segnalazioni automatiche ai responsabili di gestione.
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E’ anche possibile avere in linea una completa planimetria, che evidenzia per ogni sala: posizione planimetrica all'interno dello stabile, caratteristiche (numero di posti, telefono, ...), materiale già predisposto (lavagna luminosa, proiettore, ...), foto esplicativa.
In linea con la legge 626, nella planimetria è anche possibile specificare l’ubicazione di: Uscite di sicurezza, Estintori, Sale soccorso, …, fornendone a tutti gli utenti la consultabilità in linea in tempo reale.
La prenotazione delle sale sarà gestibile e consultabile anche in modalità Intranet.
E’ prevista una sua integrazione diretta con il Modulo Preventivi, per la generazione automatica del calendario delle date a preventivo, e con Modulo Eventi.
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Modulo Reception
Integrato con il modulo Sale, permette di avere uno o più punti informativi aggiornati in tempo reale sulla pianificazione giornaliera degli eventi che si terranno e sulla loro ubicazione.
Nella versione estesa consente anche di visualizzare, contemporaneamente alle riunioni in programma, un filmato di presentazione del Centro Congressi.
Oltre a migliorare notevolmente il livello dell’immagine del Centro Congressi, permette di eliminare il punto informativo cartaceo e la sua manutenzione manuale (ad ogni riunione è necessario predisporre un nuovo foglio).
Il layout del modulo verrà personalizzato in funzione delle Vs. richieste. |
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Modulo Preventivi
Il modulo Preventivi permette di gestire un qualsiasi preventivo (inserimento, modifica, eliminazione), agganciandosi direttamente all’anagrafica clienti ed alla gestione sale.
L’integrazione al modulo sale è prevista a più livelli:
• anagrafica: descrizione della sala, n° di posti, disposizione.
• prenotazione opzionale: con l’indicazione per ogni sala delle date opzionate e, successivamente, confermate.
Più specificatamente il modulo prevede la possibilità di:
• specificare il cliente di riferimento, selezionandolo dall’anagrafica cliente o creandolo come nuovo, e la data di riferimento.
• inserire delle righe di dettaglio vuote.
• inserire come righe di dettaglio le sale opzionate, selezionandole dall’anagrafica sale, i corrispondenti periodi temporali (ogni sala potrà essere opzionata per uno o più periodi temporali), l’unità di misura, il costo a unità di misura, la quantità, l’eventuale sconto, delle note.
• inserire come righe di dettaglio i materiali/attrezzature/servizi, selezionandoli da un’apposita tabella, l’unità di misura, il costo a unità di misura, la quantità, l’eventuale sconto, delle note di riferimento.
• specificare delle note a fine preventivo.
• stampare il preventivo secondo un formato predefinito.
La struttura del preventivo sarà mantenuta per macro argomenti di riferimento.
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Modulo Personaggi
Il modulo Personaggi permette di gestire una completa scheda anagrafica contenente tutte le informazioni relative ai personaggi che hanno rapporti con il Centro Congressi in modalità multi indirizzo (ad ogni personaggio è cioè possibile agganciare uno o più indirizzi di riferimento).
Inoltre permette di specificare le informazioni di riferimento relative alla eventuale prenotazione dell’hotel per il pernottamento, con le relative opzioni e tariffe; a tale proposito è prevista la gestione di una tabella specifica di definizione dell’anagrafica hotel, contenente tutti i parametri di riferimento.
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Modulo Eventi
Il modulo Eventi permette di gestire in modo semplice ed efficace qualsiasi tipo di evento organizzato dal Centro Congressi.
Il modulo è strutturato per poter gestire per ogni evento quattro differenti attività, tra loro correlate ma funzionalmente distinte:
• definizione dei partecipanti, con possibilità di stampa della lettera e del badge di invito.
• check-in, con identificazione dei presenti tramite la lettura del codice del badge e la eventuale validazione automatica dell’evento con il raggiungimento del numero legale di presenti (quorum).
• votazione (Rinnovo Giunta, Elezione Presidente, …), con la definizione delle modalità di votazione (definizione dei candidati, preferenze, …) e la possibilità di stampa su foglio A4 delle schede di votazione.
• spoglio elettronico veloce tramite l’utilizzo di un dispositivo di lettura ottica, con la visualizzazione dei dati di spoglio in tempo reale e la possibilità di stampa della scheda riassuntiva della votazione.
Per ogni evento è possibile gestire un numero illimitato di Votazioni e di Spogli elettronici.
E’ prevista la possibilità di iscrizione on-line ad un evento pubblicato in modalità Extranet, con l’invio automatico o semi automatico della conferma di prenotazione tramite posta elettronica.
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