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Tramite la collaborazione con un'azienda partner, SDG propone un servizio di dematerializzazione dei documenti completo ed efficiente.
La procedura definita "scansione documenti" avviene mediante l'utilizzo di scanner che acquisiscono le immagini dei documenti.
Queste immagini scansionate o meglio, acquisite dagli scanner di vario tipo, vengono elaborate da vari software in grado di ottimizzare la resa del documento digitalizzato. In base alla tipologia di documenti, all'anno di acquisizione ed altri parametri normativi, la scansione del documento può essere considerata come sostitutiva rispetto alla documentazione cartacea fisica.
I documenti scansionati ed elaborati sono poi archiviati e conservati digitalmente.
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Conservazione Sostitutiva
Nel caso in cui tali documenti acquisiti digitalmente debbano essere conservati a norma di legge (ad esempio le fatture di acquisto o di vendita), questi devono essere sottoposti ad un processo che ne mantenga inalterate le caratteristiche iniziali garantendo che non subiscano alcuna alterazione nel tempo. Il sistema prevede che, una volta conservati a norma, i documenti cartacei possano essere eliminati.
SDG propone un sistema di conservazione a norma completamente in cloud ed in totale outsourcing: facile, sicuro, pratico; pensiamo a tutto noi.
Conservazione di documenti senza valore legale o in copia
Nel caso in cui i documenti sottoposti a scansione non debbano essere conservati a norma ma siano delle copie di originali o documenti di altro genere, è possibile che la scansione di questi documenti rappresenti il principio per conferirgli una vita molto più lunga rispetto al supporto di partenza.
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Altri vantaggi della dematerializzazione degli archivi tramite scansione documentale
Oltre all'ovvio vantaggio del risparmio di spazio, vi sono innumerevoli vantaggi nel gestire un documento scansionato e quindi digitale rispetto ad un documento cartaceo; ne riepiloghiamo qui alcuni:
- I documenti scannerizzati essendo archiviati su supporti digitali sono consultabili con un click
- Per loro natura i documenti scansionati, tramite l'applicazione del riconoscimento del testo detto OCR, non sono delle immagini ma dei veri e propri documenti i cui termini possono essere ricercati facilmente anche all'interno del contenuto.
- i dati contenuti nel documento sono fruibili ovunque: basta conservarli su una piattaforma cloud. I documenti scansionati sono consultabili facilmente (chiaramente solo al personale autorizzato).
- I documenti digitali possono essere facilmente condivisibili sia all'interno che all'esterno dell'azienda con estrema facilità e sicurezza.
- I flussi dei documenti digitali vengono inseriti su piattaforme che ne restringono gli accessi, li memorizzano in appositi file di log, ne monitorano la condivisione e garantiscono che venga ricostruita l'intera filiera del documento.
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